Comment mettre un document sous forme électronique à la disposition de plusieurs personnes ?

La mise à disposition de documents électroniques peut être assez complexe. Il y a beaucoup de cas de figure et de paramètres à prendre en compte : droits d'auteur du document, accès public ou accès limité à certaines personnes, limitation par mot de passe, accès du diffuseur à son espace de diffusion, mode de diffusion - ftp/http... -, formats de documents...). Tout cela pour dire qu'il n'y a pas de solution unique. Voici quelques exemples de solutions

Pour un document en accès public, le plus simple est de créer (ou transformer) le document au format "html" et de mettre ce document dans un espace web.

Pour un accès protégé, il est possible de créer un fichier au format Acrobat (par exemple) avec un mot de passe d’accès. Cette solution permet de gérer facilement les groupes d'utilisateurs directement fichier par fichier et d'intervenir rapidement en cas de problème d’accès sans avoir besoin de l'administrateur du site d'hébergement. Il nécessite de posséder le logiciel Adobe Acrobat.

Pour diffuser ensuite le document aux destinataires, il suffit de leur donner l’adresse du document ou encore mieux de mettre l’adresse du fichier sur une page web. Cette dernière solution est très pratique car on peut mettre sur une seule page les liens vers plusieurs documents ou plusieurs versions du même document et les destinataires n'ont qu’une seule adresse à mémoriser.